Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „Procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
8. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
§ 2. Definicje
Ilekroć w procedurze jest mowa o:
a) Pełnomocniku ds. zgłoszeń – rozumie się przez to upoważnioną przez Rektora Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach osobę fizyczną, do której zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych (wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do Procedury);
b) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
c) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
d) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
e) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
f) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
g) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
h) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
i) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
j) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.
§ 3. Przedmiot zgłoszenia
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące dziedzin określonych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 2024 r. o ochronie sygnalistów tj.:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. a-p.
§ 4. Tryb dokonywania zgłoszenia
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
a) elektronicznie – za pośrednictwem adres e-mail: sygnalista@wsti.pl
b) pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na Wyższą Szkołę Technologii Informatycznych w Katowicach 40-085 Katowice, ul. Mickiewicza 29,
c) ustnie – Pełnomocnikowi ds. zgłoszeń.
2. W przypadku zgłoszenia ustnego, o którym mowa w ust. 1 pkt c powyżej, za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń.
3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem Pełnomocnika ds. zgłoszeń, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
4. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
a) dane osobowe sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie,
b) adres do kontaktu sygnalisty,
c) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia, czyli stan faktyczny, który budzi wątpliwości sygnalisty,
d) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia,
e) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane.
W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
§ 5. Tryb rozpatrywania zgłoszeń
1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji Pełnomocnik ds. zgłoszeń kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Pełnomocnik ds. zgłoszeń informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt. 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. Gdy zajdzie taka potrzeba, Pełnomocnik ds. zgłoszeń może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
5. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach lub podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
7. Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
8. Pełnomocnik ds. zgłoszeń nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
§ 6. Działania następcze
1. W przypadku, gdy:
a) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach – Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze,
b) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach – Pełnomocnik ds. zgłoszeń zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa,
c) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Pełnomocnik ds. zgłoszeń oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 7 nie zawierała informacji wskazanych w § 2 pkt e, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
3. Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
§ 7. Ochrona sygnalisty
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
§ 8. Rejestr zgłoszeń
1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia;
c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu sygnalisty;
e) datę dokonania zgłoszenia;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.
3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 2 do Procedury.
§ 9. Postanowienia końcowe
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Rektor Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach.
2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Rektorowi Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
3. Rektor Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie inne niż stosunek pracy umowy.
5. Procedura wchodzi w życie w dniu 01 stycznia 2025 roku, z zachowaniem 7 dniowego terminu od dnia przekazania jej do wiadomości osób wykonujących pracę Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach.
Pełnomocnik ds zgłoszeń
Aktualnie funkcję Pełnomocnika w uczelni pełni :
p. DOROTA DUL – kontakt bezpośredni: pok. 3.63 wieża B
Pliki do pobrania
Zarządzenie Rektora Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach nr 192A/R/2024 z dnia 23 grudnia 2024r. w sprawie: wprowadzenia Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach
Załącznik nr 1 do Rektora Wyższej Szkoły Technologii Informatycznych w Katowicach nr 192A/R/2024 z dnia 23 grudnia 2024r.: Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach
Załącznik nr 1 do Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach: Wzór Upoważnienia Pełnomocnika ds zgłoszeń
Załącznik nr 2 do Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach: Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Wyższej Szkole Technologii Informatycznych w Katowicach